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Como Hacer Un Manual De Procedimientos Administrativos

¿Cómo Hacer un Manual de Procedimientos Administrativos?

Un manual de procedimientos administrativos es el documento que contiene toda la información respecto a las funciones que deben hacerse en la empresa para la gestión de los recursos, que permiten el correcto desempeño de las operaciones. Este incluye las funciones, responsabilidades, políticas, tiempos y procesos de cada unidad administrativa.

No poseer esta guía implica que los empleados trabajarán sin orientación y orden, dando a pie a errores, retrasos y poniendo en juego la supervivencia misma de la organización. Es entonces necesario entender cómo hacer un manual de procedimientos administrativos para tu negocio, o en todo caso, saber dónde puedes conseguir la ayuda especializada para lograrlo.

Elaboración de un Manual de Procedimientos Administrativos

En primer lugar, debe hacerse un análisis exhaustivo de las diferentes funciones administrativas necesarias para un correcto funcionamiento de la empresa. Una vez compilada la data, para cada unidad administrativa debe crearse un “mapa” que describa los procedimientos. Este es un esquema tentativo de cómo debe documentarse un procedimiento:

  1. Identificación y nombre del procedimiento a describir, así como una breve descripción del mismo.
  2. Definición del objetivo del procedimiento. Esto permite entender cuál es la meta que se debe alcanzar con la secuencia de tareas ordenadas que se van a realizar.
  3. Enumeración de las tareas. Cada tarea a su vez debe tener el alcance, y los responsables. Es decir, deben estar claros qué departamentos estarán involucrados y quien será el encargado de cada acción.
  4. Descripción de actividades. Una vez claro el objetivo y los responsables, debe explicarse el procedimiento en sí de cada tarea. Es decir, se le da el paso a paso a cada responsable en cada etapa del proceso.
  5. Aquí se describe cómo se verificará el cumplimiento de cada etapa de las tareas y actividades. Esto se realiza por lo general a través de formatos, documentos, y memos, entre otros.

Una vez culminada la descripción total del proceso, se elabora un diagrama de flujo que permita ver cómo fluirá el trabajo, la información y los documentos de seguimiento mientras se ejecuta el procedimiento.

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Si deseas asistencia en la elaboración de tu manual de procedimientos administrativos, confía en DFV Asesores Empresariales. Somos la empresa referencia en soluciones gerenciales en Costa Rica, y estamos a tu servicio. Permite que nuestro grupo de especialistas documenten tus operaciones y elaboren el manual para ti, mientras tú te dedicas a tu negocio.

Ten presente que la generación del documento es apenas el comienzo. Los asesores de DFV también están en la capacidad de ayudarte a instruir a tu equipo de trabajo, y a implementar el manual. Podemos lograr que forme parte de tu cultura organizacional, de manera que puedas ver los resultados positivos de su aplicación. Tu éxito es el nuestro, y nos esmeraremos por darte una solución que te dejará más que satisfecho.

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